Conditions générales

Généralités

Les services d’ELAN sont exclusivement soumis aux conditions générales d’ELAN, détaillées sur le site web www.elanlanguages.com. Les conditions générales du client/ou donneur d’ordre, ou toutes autres conditions générales mentionnées dans les ordres, bons de commande ou autres, ne sont pas d’application, sauf convention expresse écrite entre les parties. La nullité d’une ou de plusieurs dispositions n’affecte en rien la validité des autres dispositions des présentes conditions générales.

Commandes

Les services sont commandés par écrit par le biais d’un bon de commande ou d’une offre signée renvoyé(e) par la poste, par fax ou par courriel. Les commandes passées par téléphone devront être confirmées dans les 24 heures par écrit, si le jour suivant est un jour ouvrable, sans quoi la commande sera considérée comme inexistante. En passant commande, le client et/ou donneur d’ordre déclare accepter les conditions générales d’ELAN. ELAN ne peut être tenue responsable de la communication incomplète ou incorrecte des données de facturation par le client. La réclamation par le client de la correction d’une facture déjà établie entraînera la facturation de frais administratifs supplémentaires d’un montant de 50 €.

Traductions

Le donneur d’ordre fournit à ELAN les documents nécessaires à la traduction à ses propres frais. Le coût de livraison de la traduction et de restitution des documents précités au donneur d’ordre est supporté par ELAN pour autant qu’il soit fait usage du courrier électronique, du fax ou des services postaux ordinaires. Pour chaque traduction, ELAN considère comme corrects les mots, expressions et orthographes attestés par des dictionnaires de référence. Le donneur d’ordre peut toutefois communiquer préalablement à ELAN ses préférences orthographiques ou terminologiques. Le donneur d’ordre fournira toutes les informations nécessaires à la bonne exécution des prestations demandées à ELAN avant ou pendant l’exécution du contrat. Si le texte comporte des abréviations internes spécifiques, le donneur d’ordre est invité à en communiquer la signification. Chaque traduction est soumise au secret professionnel, sauf accord écrit du donneur d’ordre permettant d’y déroger. En cas d’annulation unilatérale du contrat de sa part, le client sera redevable d’une indemnité à Elan. Cette indemnité équivaudra au dédommagement de la prestation déjà fournie conformément aux tarifs d’ELAN majorée d’une indemnité forfaitaire équivalent à 25% du prix convenu, sous réserve de la preuve d’un préjudice plus important. ELAN s’engage à conserver les fichiers numériques relatifs aux missions de traduction (textes sources et traductions) sur ses serveurs pour une période de cinq ans. Passé ce délai, ELAN s’autorise à supprimer lesdits fichiers numériques. Le client garantit que les textes (sources), documents, matériels de référence… fournis à ELAN dans le cadre d'une traduction ne contiennent aucune donnée personnelle au sens du Règlement Général sur la Protection des Données. Le client doit effacer ou anonymiser au préalable toutes les données personnelles. Il confirme que le traitement (occasionnel) par ELAN de données personnelles obtenues malgré cette disposition, dans le cadre d'une traduction, ne doit donner lieu à aucune violation de la part d'ELAN ou de toute autre entité de son réseau de la loi relative à la protection de la vie privée et des données personnelles. En outre, le client préserve intégralement ELAN contre toute réclamation (de dommages et intérêts) d'un tiers à cet égard.

Interprétation

Les rémunérations des interprètes sont calculées par demi-journée ou par journée complète. Les tarifs varient en fonction de la langue. Les rémunérations ne comprennent pas les frais de déplacement et repas. Le client se charge de réserver les chambres d’hôtel pour l’équipe d’interprètes. Dans le cas contraire, des frais de gestion représentant 15 % du prix de la réservation seront facturés. - Si les interprètes doivent se déplacer et passer une nuit dans le cadre de la mission d’interprétation, une indemnité journalière de 25 € / interprète sera due à titre de compensation. - Les indemnités journalières sont d’application lorsque les repas ne sont pas / pas tous prévus par le client (dans le cas de réunions organisées sur plusieurs jours, le dîner est également concerné) ; lorsque les interprètes doivent déjà être sur place la veille au soir afin d’être à l’heure au début de la réunion. - En cas de déplacements importants pendant et en dehors des heures de travail (9 h-18 h), les interprètes peuvent facturer des indemnités de déplacement journalières d’un montant variable. Le client ou le donneur d’ordre s’engagent également à prévoir : - Un repas pour l’interprète et/ou le technicien si la prestation dure plus de 3 heures. - Une salle équipée d’une installation électrique de base conforme aux normes en la matière et disposant en suffisance de prises de courant de 220 volts avec terre. - La distribution des récepteurs infrarouges et des casques d’écoute entre les participants + retour et entreposage de ces derniers dans les coffres. - De l’espace en suffisance pour la centrale technique et les cabines d’interprétation. La livraison et l’installation du matériel s’effectuent en principe le jour précédent. La salle est disponible un jour avant l’événement et chauffée en suffisance pendant toute la période (minimum 15 ° Celsius). En aucun cas le client ne contactera l'interprète/les interprètes directement. Le client contactera toujours le coordinateur d'ELAN Languages ou le technicien sur place. Le vol du matériel fourni ou les dégâts causés à celui-ci entre le montage et le démontage de l’installation sont entièrement à charge du client. Conditions d’annulation : Un tarif d’annulation de 25 % du montant total s’appliquera après confirmation écrite.Les prestations qui sont annulées entre 60 et 90 jours ouvrables avant leur commencement seront facturées à hauteur de 35 % du montant total. Les prestations qui sont annulées entre 60 et 30 jours ouvrables avant leur commencement seront facturées à hauteur de 50 % du montant total. Les prestations qui sont annulées entre 30 et 15 jours ouvrables avant leur commencement seront facturées à hauteur de 75 % du montant total. Les prestations qui sont annulées moins de 15 jours ouvrables avant leur commencement seront facturées à 100 %.

Plaintes

Sous peine de nullité, toute plainte devra être adressée par lettre recommandée et dûment motivée dans les sept jours de la livraison de la traduction ou de l’exécution des services. Passé ce délai, la traduction livrée ou le service fourni sera réputé comme accepté. Les plaintes ou litiges relatifs à la non-conformité de la traduction, formulés dans le délai contractuel devront être étayés en détail sur la base de dictionnaires, glossaires ou textes similaires rédigés par des locuteurs natifs compétents. Tout refus non motivé d’une traduction ne donne nullement le droit au non-paiement de la facture. Si après examen de la plainte par ELAN, des litiges ayant trait à la qualité des traductions devaient demeurer, ELAN ou le donneur d’ordre est autorisé à en aviser la Commission d’arbitrage de la Chambre belge des Traducteurs, Interprètes et Philologues (CBTIP). La Commission d’arbitrage s’exprime uniquement quant à la conformité de la traduction avec le texte source. Aucune plainte n’exonère le client et/ou le donneur d’ordre de son obligation de paiement.

Délai de livraison - livraison

ELAN n’est pas tenue de respecter les délais d’exécution et de livraison proposés par le client, sauf disposition écrite contraire. Les délais d’exécution et de livraison communiqués par ELAN sont purement indicatifs. Le dépassement de ces délais ne peut en aucun cas être considéré comme un motif de rupture de contrat dans le chef d’ELAN, ni donner lieu à une amende et/ou à une pénalité. ELAN ne peut en aucune manière être tenue responsable d’un retard de livraison ou de la perte d’un envoi par des tiers ni de dommages survenus durant l’envoi.

Force majeure

Les obligations d’ELAN sont suspendues en cas de force majeure telle qu’un incendie, une grève, une panne de courant, etc. (Liste non limitative.). Dans pareil cas, ELAN est uniquement tenue de fournir ses prestations et d’exécuter ses autres obligations dès que cela est raisonnablement possible.

Paiement

Les factures sont payables nettes et sans escompte à trente (30) jours après réception de la facture au siège social de l’entreprise, sauf disposition contraire. Le client reste dans tous les cas responsable du paiement de la facture, même si ELAN a accepté d’établir les factures au nom d’un tiers. En cas de contestation d’une facture, la réclamation doit être adressée par lettre recommandée motivée dans les 7 jours suivant la date de la facture. A défaut, la facture sera réputée acceptée. Toute facture non réglée ou partiellement réglée à l’échéance sera majorée de plein droit et sans mise en demeure préalable d’un intérêt de 12 % à l’année avec une indemnité forfaitaire et irréductible de 10 % sur le montant restant dû, avec un minimum de 125,00 € . Le non-paiement d’une seule facture à son échéance rend immédiatement exigible de plein droit le solde dû sur toutes les autres factures, même non échues. Si le client et/ou le donneur d’ordre demande une refacturation de manière répétitive, ELAN Languages se réserve le droit de lui répercuter les frais administratifs y afférents.

Limite de responsabilité

La responsabilité d’ELAN ne peut être engagée qu’en cas de dol. Dans tous les autres cas, sauf en cas de fraude, la responsabilité d’ELAN sera toujours limitée aux sommes facturées au client et/ou au donneur d’ordre ou payées par ces derniers et relatives à la prestation des services en question. La responsabilité d’ELAN ne pourra en aucun cas être engagée pour des dommages indirects, en ce compris la hausse des frais généraux, la perte de clients ou de bénéfices, la disparition, la substitution ou la détérioration de données électroniques. Cette énumération n’est pas limitative.

Résiliation

Si le client ne respecte pas ses obligations, ou dans le cas d’une insolvabilité notoire, d’une liquidation ou d’une faillite du client, ELAN a le droit de mettre un terme à la prestation de ses services en tout ou en partie ou d’en suspendre l’exécution, sans que des dommages et intérêts soient dus.

Droits d'auteur

Sauf convention contraire expresse, confirmée par écrit, ELAN conserve les droits d’auteur des traductions, textes et matériels didactiques réalisés par ses soins. Dès que le donneur d'ordre a payé intégralement le prix de ces traductions, textes et matériels didactiques, ELAN lui accorde un droit d’utilisation et d’exploitation illimité pour ces traductions. Le client et/ou donneur d'ordre préserve ELAN des réclamations de tiers en raison de prétendues violations des droits de propriété, de brevets ou d’auteur ou des autres droits de propriété intellectuelle en rapport avec l’exécution de la mission.

Règlement des litiges

Tous les contrats conclus avec ELAN Languages Belgique (numéro d’entreprise 0453.420.164) sont régis par le droit belge. Tous les contrats conclus avec ELAN Languages Pays-Bas (numéro d’entreprise NL813935398B01 ou NL809633954B01) sont régis par le droit néerlandais. Les litiges sont soumis à la juridiction compétente du lieu où est établi le siège social d’ELAN Languages, selon le cas.